Backup Data Kantor: Aturan 3-2-1 dalam Praktik
Backup yang belum pernah diuji pulih sama dengan tidak punya backup. Aturan 3-2-1 memberi kerangka sederhana yang bisa dijalankan kantor kecil.
Aturan 3-2-1 berarti: simpan 3 salinan data (satu asli dan dua cadangan), pada 2 jenis media yang berbeda, dengan 1 salinan di lokasi lain. Tujuannya agar satu kejadian, entah disk rusak, ransomware, kebakaran, atau pencurian, tidak menghapus semua salinan sekaligus.
Apa saja yang perlu dicadangkan?
- Berkas kerja bersama di server atau NAS.
- Basis data aplikasi dan konfigurasi sistemnya.
- Email dan dokumen penting di laptop karyawan.
- Website, termasuk berkas unggahan dan basis datanya.
- Pengaturan perangkat jaringan dan kunci lisensi.
Mulailah dengan daftar sederhana: data apa yang bila hilang membuat kantor berhenti bekerja? Itu yang pertama dicadangkan.
Seperti apa 3-2-1 untuk kantor kecil?
- Salinan 1: data kerja di server atau NAS kantor.
- Salinan 2: cadangan terjadwal ke disk eksternal atau NAS kedua di ruangan berbeda (media kedua).
- Salinan 3: cadangan terenkripsi ke penyimpanan cloud atau lokasi lain (salinan di luar kantor).
Seberapa sering dan berapa lama disimpan?
Tentukan dua angka: berapa jam data boleh hilang (RPO) dan berapa lama sistem boleh mati sampai pulih (RTO). Data yang berubah tiap hari biasanya dicadangkan setiap malam atau lebih sering. Simpan beberapa versi (harian, mingguan, bulanan) agar bisa kembali ke kondisi sebelum berkas rusak atau terenkripsi ransomware.
Bagaimana melindungi backup dari ransomware?
- Sediakan salinan yang tidak bisa diubah (immutable) atau terputus dari jaringan.
- Jangan petakan folder backup sebagai drive yang bisa ditulis dari semua laptop.
- Pakai akun khusus backup dengan kata sandi kuat dan verifikasi dua langkah di layanan cloud.
- Enkripsi cadangan, dan simpan kunci enkripsi terpisah dari data.
Bagaimana menguji pemulihan?
Jadwalkan uji pulih tiap tiga bulan: pilih satu berkas dan satu sistem, pulihkan ke lokasi lain, lalu buka dan pastikan isinya benar. Catat berapa lama waktunya. Prosedur tertulis langkah demi langkah penting, karena saat insiden biasanya yang bertugas sedang panik.
Kesalahan yang sering terjadi
- Hanya ada satu disk eksternal yang selalu tercolok di komputer yang sama.
- Cadangan ada, tetapi tidak ada yang tahu cara memulihkannya.
- Salinan di luar kantor tidak pernah diperiksa apakah masih berjalan.
- Data di laptop karyawan tidak dicakup sama sekali.
Sentra membantu merancang rencana backup dan perangkatnya. Lihat konsultasi teknologi, pengadaan perangkat IT, dan checklist keamanan website.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah menyalin ke Google Drive atau layanan sinkronisasi sudah termasuk backup?
Belum tentu. Layanan sinkronisasi ikut menyalin penghapusan atau berkas yang terenkripsi ransomware. Backup sejati menyimpan versi lama yang bisa dikembalikan.
Berapa kapasitas yang perlu disiapkan?
Mulai dari ukuran data aktif, lalu tambah ruang untuk beberapa versi dan pertumbuhan. Kapasitas cadangan biasanya beberapa kali lipat data aktif.
Siapa yang bertanggung jawab atas backup?
Tetapkan satu nama dan satu pengganti. Backup yang tugas semua orang biasanya tidak dikerjakan siapa pun.
Apakah cloud saja cukup?
Cloud memenuhi salinan di luar kantor. Untuk pemulihan cepat, salinan lokal tetap berguna karena mengunduh data besar dari cloud bisa lama.
Ceritakan prosesnya. Kami bantu memetakan pendekatan yang paling proporsional.
